２、呈：對總統有所呈請或報告時使用。

３、咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。

４、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：

（１）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

（２）下級機關對上級機關有所請求或報告時。

（３）同級機關或不相隸屬機關間行文時。

（４）民眾與機關間之申請及答復時。

５、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。

６、其他公文：

（１）書函：

甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

（２）開會通知單：召集會議時使用。

（３）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成複本兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。

（４）其他定型化處理之公文。

（二）公文類別除上述外，尚有下列類別，得視公務性質使用之：

１、手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

２、簽：承辦人員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。

３、報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。

４、箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。

５、聘書：聘用人員時使用。

６、證明書：對人、事、物之證明時使用。

７、證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。

８、契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。

９、提案：對會議提出報告或討論事項時使用。

１０、紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。

１１、節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。

１２、說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。

１３、其他有需用之文書。

（三）上述各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。

十五、公文結構及作法說明如下：

（一）公布法律、發布法規命令及人事命令：

１、公布法律、發布法規命令：

（１）令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：

甲、訂定「○○○施行細則」。

乙、修正「○○○辦法」第○條條文。

丙、廢止「○○○辦法」。

（２）多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。

（３）公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。

２、人事命令：

（１）人事命令分：任免、遷調、獎懲。

（２）人事命令格式由人事主管機關訂定。

（二）函：

１、行政機關之一般公文以「函」為主，製作要領如下：

（１）文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求。

（２）文句應正確使用標點符號。

（３）文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。

（４）應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。

（５）應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。

（６）函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。

２、分段要領：

（１）「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。

（２）「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。

（３）「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。

（４）各段規格：

甲、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。

乙、「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。

丙、「說明」「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另行低格書寫為一、二、三、……，（一）（二）（三）……，１、２、３、……，（１）（２）（３）……。

丁、「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

３、行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依本點（一）１、所定法規命令之發布程序辦理。

（三）公告：

１、公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作，絕對避免使用艱深費解之詞彙。

２、公告文字必須加註標點符號。

３、公告內容應簡明扼要，非必要者如各機關來文日期、文號及會商研議過程等，不必在公告內層層套用敘述。

４、公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段。

５、公告分段要領：

（１）「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。

（２）「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另行低格書寫。

（３）「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數字，另行低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。

６、公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。

７、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。

８、公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公布欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字下闢出空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。

（四）其他公文：

１、書函之結構及文字用語比照「函」之規定。

２、定型化公文格式由各機關自行訂定。惟對於文別不得擅加或變更。

（五）上述各類公文以電子文件行之者，得使用橫行格式製作(見附錄五)。

十六、公文用語規定如下：

（一）期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。

（二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。

（三）直接稱謂用語：

１、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。

２、對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。

３、對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。

４、機關（或首長）對屬員稱「台端」。

５、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。

６、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

（四）間接稱謂用語：

１、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。

２、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

十七、簽、稿之撰擬說明如下：

（一）簽稿之一般原則：

１、性質：

（１）簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列兩種：

甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明某某長官字樣。

乙、具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用「右陳○○長」字樣。

（２）「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。

２、擬辦方式：

（１）先簽後稿：

甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。

乙、有關政策性或重大興革案件。

丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。

丁、擬提決策會議討論案件。

戊、重要人事案件。

己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。

（２）簽稿併陳：

甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。

乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。

丙、須限時辦發不及先行請示之案件。

（３）以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

３、作業要求：

（１）正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

（２）清晰：文義清楚、肯定。

（３）簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

（４）迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

（５）整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。

（６）一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

（７）完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求週詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

（二）簽之撰擬：

１、款式：

（１）先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。

（２）簽稿併：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。

（３）一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。

２、撰擬要領：

（１）「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。

（２）「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。

（３）「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。

（４）「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

３、本手冊所訂「簽」之作法舉例，具有幕僚性質之下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。

（三）稿之撰擬：

１、草擬公文按文別應採之結構撰擬。

２、撰擬參考要領：

（１）按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」等。

（２）一案須辦數文時，請參考下列原則辦理：

甲、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。

乙、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數稿。

（３）「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項：

甲、訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。

乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。

丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。

丁、「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。

戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。

己、須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。

庚、如有附件，請在「說明」段內敘述附件名稱及份數。